شناخت مخاطب برای ارتباط مؤثر در محیط کار کاملا ضروری است. منظور از ارتباط در اینجا، همۀ ارتباطات کلامی و نوشتاری، سخنرانی‌ها، ایمیل‌های روزانه، اطلاعیه‌های شرکت یا ارائهٔ به‌روزرسانی وضعیت پروژه‌هاست.
اینکه پیام‌مان را به‌خوبی به مخاطب انتقال دهیم یا نه، بستگی به این دارد که تا چه اندازه او را درک کرده‌ایم. به پرسش‌های زیر دقت کنید:
- چه کسی طرف صحبت من است؟
- هدف پیامی که می‌خواهم انتقال دهم چیست؟
- مخاطب من چه چیزی را از این پیام باید درک کند؟
- از او می‌خواهم چه کاری انجام دهد؟
- بهترین روش انتقال پیام به او کدام است؟
- چه برداشتی ممکن است از این پیام داشته باشد؟
- پس از اینکه پیام را دریافت کرد، چه احساسی خواهد داشت یا چه واکنشی ممکن است نشان دهد؟
برای اینکه بتوانیم این پرسش‌ها را پاسخ دهیم، باید از قبل، رفتارهای مخاطب را مشاهده، تحلیل و بررسی کنیم. در یک کلام باید بدانیم با چه کسی طرف هستیم. مثلا رویکردی که برای ارتباط با گروه یا همکاران‌مان داریم، مسلّما باید متفاوت از نوع ارتباط با رئیس‌مان باشد، زیرا این دو گروه با هم تفاوت‌هایی اساسی دارند.
۲. درک موقعیت و صریح بودن
باملاحظه بودن و سنجیده رفتار کردن نقشی اساسی در برقراری ارتباط مؤثر دارند. برای اینکه این دو صفت خوب را در خودمان نهادینه کنیم، باید برای آنها وقت صرف کنیم. برای برقراری ارتباط با دیگران در محیط کار، باید کمی صبر کنیم و موقعیت را درک کنیم، صحبت‌هایمان را واضح و صریح بیان کنیم و درعین‌حال، رفتار همدلانه‌ای با دیگران داشته باشیم. در اینجا چند نکتهٔ مهم وجود دارد که به برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار کمک می‌کند:
کنجکاو باشید
کنجکاوی در معنای خوب آن، در درک مخاطب بسیار سودمند است. با استفاده از سؤالاتی که با «چه چیزی» و «چگونه» آغاز می‌شوند می‌توانیم انتهای پرسش را باز بگذاریم تا مخاطب به‌ناچار به پرسش پاسخ دهد. به‌این‌ترتیب به‌راحتی می‌توانیم از توضیحات آنها اطلاعاتی را جمع‌آوری کنیم که نیاز داریم. همچنین، می‌توانیم با مطرح کردن پرسش‌هایی کاوشگرانه، زمینهٔ بهتری از موقعیت به‌دست آوریم. هرچه موقعیت را بیشتر درک کنیم، احتمال انتقال بهتر پیام به مخاطب بیشتر خواهد شد.
مانند کودکان یاد بگیرید
معمولا کودکان هیچ پیش‌زمینه یا اطلاعات قبلی دربارهٔ چیزهایی که می‌آموزند ندارند. به‌همین‌دلیل در هنگام یادگیری می‌توانیم نوعی احساس فروتنی را در آنها ببینیم. این رویکرد بسیار مؤثر است. کافی است خودمان را به‌جای مخاطب قرار دهیم تا شرایط را از زاویۀ دید آنها ببینیم. اگر خودمان را پذیرا، آماده و مشتاق نظرات مخاطبان نشان دهیم، از آنها چیزهای زیادی یاد خواهیم گرفت.
پیش‌فرض‌های‌تان را بررسی کنید
معمولا وسعت دانسته‌های ما روی برداشت‌ها و قضاوت‌هایمان سایه می‌اندازد. به‌همین‌دلیل بهتر است ابتدا تصوراتی را که از قبل دربارهٔ مخاطب‌مان داریم بررسی کنیم. باید بدانیم دقیقا با چه کسی باید صحبت کنیم یا اینکه چه تحقیقاتی باید انجام دهیم تا بفهمیم که پیش‌فرض‌های‌مان درست است یا نه. بهتر است قبل از هر اقدامی خوب فکر کنیم.
همه را درگیر کنید
تقریبا همهٔ افراد دوست دارند در محیط کار احساس ارزشمند بودن داشته باشند و حس کنند که حضورشان مهم است. باید همهٔ ایده‌ها را بشنویم و هیچ دیدگاهی را از قلم نیندازیم. مثلا اگر در جلسه‌ای قرار است از افراد دربارهٔ موضوعی اطلاعات کسب کنیم، باید زمان کافی درنظر بگیریم تا همه نظرات‌شان را ابراز کنند. اگر زمان جلسه به‌پایان رسید، در همان جلسه اعلام می‌کنیم که بعدا با بقیۀ افراد صحبت می‌کنیم.
دکتر شهداد شعبانی
دیدگاهتان را بنویسید