ابزار حصول اطمينان از هماهنگی در سازمان
چگونه می‌توانيد تجزيه و تحليل کنيد که سازمان شما در مسير درستی برای تحقق اهداف خود قرار گرفته است؟ اين سوالی است که از گذشته در اغلب سازمان‌ها مطرح شده و برای آن پاسخ‌های متفاوتی نيز ارائه شده است. برخی رويکردها نگاه به وضعيت داخلی سازمان دارد، بعضی ديگر محيط خارجی را مورد بررسی قرار می‌دهند و تعدادی ديگر با رويکردی ترکيبی به اين موضوع نگاه می‌کنند.
در اين نوشتار ابزار چارچوب 7s مک کينزی برای اطمينان از بهبود عملکرد و هماهنگی در سازمان معرفی خواهد شد.
معرفی ابزار
ابزار 7s مک کينزی از هفت عامل مهم تشکیل شده و به دو گروه «نرم» و «سخت» تقسيم می‌شوند:
معمولا تدوين، شناسايي و اثرگذاری مديريت بر عوامل«سخت» آسان‌تر است، اين عوامل شامل استراتژی، ساختار، فرآيندها و نظام‌های سازمان است. از آنجا که عوامل «نرم» کمتر ملموس هستند تشريح آنها کمی دشوارتر است و بيشتر از فرهنگ سازمان نشات می‌گيرد. عوامل «نرم» برای کسب موفقيت سازمان به اندازه عوامل«سخت» دارای اهميت هستند.
اين عوامل را می‌توان به شرح زير بیان کرد:
* استراتژی (Strategy): برنامه مدونی است که سازمان برای ايجاد مزيت رقابتی ايجاد می‌کند.
* ساختار (Structure): ساز و کاری است که در آن ارتباطات داخل سازمانی و شرح وظايف، تشريح شده است.
* نظام‌ها (Systems): فعاليت‌ها و دستورالعمل‌های روزانه‌ای است که کارکنان بر طبق آن عمل می‌کنند.
* ارزش‌های مشترک (Shared Values): ارزش‌های محوری است که نشان می‌دهد فرهنگ سازمان منطبق با آن شکل گرفته است.
* سبک‌ها (Style): سبک رهبری مديران سازمان اين عامل را تشکيل می‌دهد.
* کارکنان (Staff): افراد و قابليت‌های عمومی آنها.
* مهارت‌ها (Skills): مهارت‌ها و شايستگي‌های کارکنان سازمان.
برای اينکه سازمانی بتواند به موفقيت دست پيدا کند، نیاز به رشد متوازن در هفت عامل معرفی شده در اين ابزار دارد. اين ابزار می‌تواند به شما در شناسايي نقاط بهبود و همترازی با ديگر عوامل کمک کند.
در اينجا برخی سوالات کليدی که اين ابزار در اختیار شما قرار می‌دهد تا از نقطه (الف) یا نقطه آغازين به نقطه (ب) یا نقطه مطلوب برسيد، ارائه شده است:
* استراتژی ما چيست؟
* روش‌های تحقق اهداف سازمان چگونه است؟
* با شرايط شديد رقابتی چگونه مواجه می‌شويم؟
* سازماندهی سازمان چگونه است؟
* وضعيت سلسله مراتب چگونه است؟
* وضعيت هماهنگی واحدهای سازمان چگونه است؟
* نظام‌های اصلی سازمان کدامند؟ نظام‌های منابع انسانی، مالی و ارتباط را جزو ارکان اصلی در نظر بگيريد.
* اين نظام‌ها چگونه کنترل و پايش می‌شوند؟
* ارزش‌های اصلی سازمان کدامند؟
* فرهنگ سازمانی غالب چيست؟
* ارزش‌های موجود چقدر قدرتمند و تاثيرگذارند؟
* آیا سبک رهبری سازمان مشارکتی است؟
* رهبر سازمان تا چه اندازه تاثيرگذار است؟
* آیا کارکنان روحيه همکاری دارند یا رقابت؟
* آیا تيم‌های کاری نام گذاری شده، در سازمان فعال هستند؟
* قوی‌ترين مهارت‌های کارکنان سازمان کدامند؟
* آیا نقاط ضعف مهارتی خاصی در سازمان وجود دارد؟
* آیا کارکنان توانايي انجام کار محوله را دارند؟
* مهارت‌های سازمان چگونه پايش و ارزیابی می‌شوند؟
برای کنترل همترازی عوامل مراحل زير را طی کنيد:
* با ارزش‌های مشترک شروع کنيد. آیا آنها با ساختار، نظام‌ها سازگاری دارند؟ اگرنه، نیاز به چه تغييراتی دارند؟
* سپس به عناصر سخت نگاه کنيد. آیا اين عوامل از ديگر عوامل به خوبی حمايت می‌کنند؟ تغييرات مورد نیاز آنها را شناسايي کنيد.
* مرحله بعدی مرور عوامل نرم است. آیا آنها عوامل سخت را پشتيبانی می‌کنند؟ اگرنه، به چه تغييراتی نیاز دارند؟
با تجزيه و تحليل مستمر اين عوامل می‌توانيد به نتيجه قابل قبول (عملکرد بهتر سازمان) دستیابی پيدا کنيد.
مصطفی کرمانی
دیدگاهتان را بنویسید