پیش از اینکه شروع به نوشتن رویه کنید، باید پیرامون فرآیندی که می‌خواهید برای آن رویه‌نویسی کنید، به گردآوری اطلاعات با جزئیات کامل بپردازید. با متخصصان حوزه‌ی مربوطه و همچنین کسانی که از اطلاعات کلیدی مورد نظر شما برخوردارند، صحبت کنید؛ افرادی نظیر کارکنان باسابقه‌ی سازمان، سهامدارن، کارکنان بخش‌های فنی و افرادی که در آینده از رویه‌ی شما استفاده خواهند کرد.
تا جایی که می‌توانید یادداشت برداری کنید و سپس روی اطلاعات جمع آوری شده کار کنید و به تنظیم آنها بپردازید. به عنوان نویسنده‌ی رویه، باید تا حد امکان از آنچه قرار است در فرآیندتان اتفاق بیفتد و تمام جزئیات مربوط به آن، درک مشخص و واضحی داشته باشید.
سپس اطلاعات جمع آوری شده را گلچین کنید و آن دسته از اطلاعات مورد نیاز کاربران را که به داشتن درک بهتری از فرآیند کمک خواهد کرد، جدا نمایید (بهترین ابزار برای سازماندهی جزئیات یک نقشه ذهنی است که به شما کمک می‌کند تا مطمئن شوید که هیچ یک از اطلاعات لازم و درست را از قلم نینداخته‌اید).
مرحله‌ی دوم: نوشتن رویه
وقتی که پیش‌نویس اولیه رویه‌ی خود را می‌نویسید، اصلا نگران انتخاب دقیق کلمات و شکل کلی آن نباشید. هدف اصلی این است که تمامی اطلاعات مورد نیاز را، پوشش دهید، سپس می‌توانید روی کلمات و تنظیم متن کار کنید. اقدامات زیر شما را در تدوین رویه‌ای خوب یاری خواهند کرد:
- اقداماتی که در واقعیت در طول یک فرآیند انجام می‌شوند باید دقیقاً با همان ترتیب در رویه آورده شوند. با اولین اقدام شروع کنید و با آخرین آنها رویه را به اتمام برسانید.
- از کلماتِ زیاد استفاده نکنید. اما مطالب را به‌گونه‌ای مشخص بیان کنید که خواننده به خوبی با آنها ارتباط برقرار کند.
- از لحن رسا و تاثیرگذار استفاده کنید.
مثال: به جای اینکه بگویید: «بهتر است که فایل مربوطه در باکس مدیریت گذاشته شود» بگویید: «فایل مربوطه را در باکس مدیریت قرار دهید.»
- از لیست‌ها و علائم و نمادها (مانند کشیدن خط زیر نکات مهم و …) در متن رویه‌ی خود استفاده کنید.
- از اختصار بیش از حد که از شفافیت و واضح بودن مطالب رویه می‌کاهد، بپرهیزید.
- فرضیات خود را توضیح دهید و از اعتبار این فرضیات اطمینان حاصل کنید.
- از اصطلاحات مربوط به صنف خود و همچنین اصطلاحات عامیانه با دقت و محتاطانه استفاده کنید.
- سطح مناسبی برای متن خود انتخاب کنید. متن نباید بسیار سنگین یا ساده انگارانه باشد.
دکتر شهداد شعبانی
دیدگاهتان را بنویسید