هر چیزی به داشتن رویه نیازی ندارد، پس برای وظایف پایه‌ای رویه نوشته نمی‌شود مگر در شرایطی که افراد چنین وظایفی را نادیده می‌گیرند. قانون اول در نوشتن رویه این است که مطمئن شوید که دلیل خوبی برای نوشتن آن وجود دارد: شاید افرادتان برخی از وظایفی را از قلم می‌اندازند، شاید کاری را همواره به صورت اشتباه انجام می‌دهند، یا شاید وظایف آنقدر طولانی و پیچیده هستند که برای درست انجام دادن آنها به یک چک‌لیست نیاز است.
نوشتن یک رویه تنها زمانی ضروری است که با مسئله‌‌ای مهم یا فرآیندی مواجه هستیم که ارزش قابل توجهی ایجاد خواهد کرد و یا درست انجام نشدن آن هزینه‌ی سنگینی به دنبال خواهد داشت. قبل از اینکه نوشتن یک رویه را آغار کنید از خود بپرسید که آیا افراد به بیشتر دانستن درمورد آن کار نیازی دارند یا خیر.
زمانی به نوشتن رویه نیاز خواهید داشت که یک فرآیند:
- طولانی است (مثال: انبارگردانی آخر سال).
- پیچیده است (مثال: مدیریت مزایای کارمندان).
- روتین و تکراری است، اما بسیار مهم است که تمام افراد به طور دقیق وظیفه‌ی خود را در طول آن فرآیند انجام دهند (مثال: بخش حقوق و دستمزد).
- نیاز به پیگیری دارد (مثال: پیگیری درخواست افزایش بودجه).
- شامل مستندسازی می‌شود (مثال: برخورد انضباطی با یک کارمند).
- شامل تغییرات قابل ملاحظه‌ای می‌شود (مثال: نصب و راه اندازی یک سیستم کامپیوتری جدید در شرکت).
- اگر اشتباه انجام شود، عواقبی جدی در پی خواهد داشت (مثال: قوانین مربوط به ایمنی).
در یک شرکت، بسیاری از کارها بدون داشتن رویه‌‌ای مکتوب و بر اساس قوانین نانوشته و رویه‌های غیررسمی، انجام می‌شوند. اما گاهی این قوانین نانوشته باید در چارچوب یک رویه آورده شوند، مانند مواقعی که:
- سوالات مشابه مرتباً توسط افراد پرسیده می‌شوند.
- به نظر می‌رسد که افراد در انجام یک کار گیج شده‌اند.
- افراد رویه‌ی (غیر رسمی و نانوشته) انجام یک کار را به اشکال مختلفی تفسیر و پیاده‌سازی می‌کنند.
دکتر شهداد شعبانی
دیدگاهتان را بنویسید