سعی کنید برای مکالمه یک جای خصوصی و خلوت را انتخاب کنید، مگر اینکه بخواهید خبر بد را به گروهی برسانید. خلوت بودن به فرد مقابل کمک می‌کند که به روشی که برایش راحت است به این خبر واکنش نشان دهد، و این نکته‌ای کلیدی برای کمک به او، در مقابله با این موضوع است. تلفن همراه‌تان را خاموش کنید و مطمئن شوید که چیزی مکالمه‌ی شما را قطع نمی‌کند. قدم بعدی، دقت کردن به زمان است. بهتر است خبر بد را هر چه سریع‌تر به اطلاع برسانیم، البته بعد از در نظر گرفتن زمان‌هایی که برای آماده شدن اختصاص می‌دهید. به تعویق انداختن خبر بد، باعث به وجود آمدن شایعات می‌شود و حتی ممکن است به اعتبار‌تان لطمه بزند.
با اینکه معمولا تلفن همراه و ایمیل سریع‌ترین روش برای برقراری ارتباط است، اما بدترین روش برای رساندن خبر بد محسوب می‌شود. بهترین راه برای این کار، برگزاری یک جلسه‌ی خصوصی است، چون می‌توانید از تُن صدا و زبان بدنِ مناسب برای برقراری ارتباطی دلسوزانه استفاده کنید.
۴. بی‌ریا باشید
وقتی زمان رساندن پیام می‌رسد، سعی کنید دلسوز و مهربان باشید و با فرد مقابل محترمانه برخورد کنید. سعی نکنید حقیقت را بپوشانید، بهترین راه این است که درباره‌ی اتفاقی که افتاده و درباره‌ی کاری که برای بهتر شدن آن قرار است انجام دهید، رو‌راست و صادق باشید. به یاد داشته باشید که رفتار شما و شفافیت پیام‌تان دو جزء خیلی مهم در مکالمه هستند. با صادقانه مطرح کردن موضوع و با عذر‌خواهی کردن، سعی کنید اعتماد طرف مقابل را جلب کنید. سعی نکنید تقصیرها را گردن شخص دیگری بیاندازید، یا خود را توجیه کنید. این از نظر اخلاقی اشتباه است و ممکن است به آبروی شما لطمه وارد کند.
وقتی خبرهای بد را می‌رسانید، به احساسات فرد دیگر احترام بگذارید. اگر او می‌گوید «من عصبانی هستم!»، سعی کنید نشان دهید که او را درک می‌کنید. مثلا می‌توانید بگویید: «عصبانیتت را درک می‌کنم، کاملا حق داری عصبانی باشی.» تکرار کلماتی که آن فرد به کار می‌برد، نشان‌می‌دهد به او گوش می‌دهید، او را درک می‌کنید و اشکالی ندارد که احساسات‌‌اش را بروز دهد. بعد از اینکه آن فرد آرام شد، از او بخواهید که اگر سؤالی در مورد موقعیت دارد، مطرح کند. از مهارت‌های گوش‌دادن فعال استفاده کنید تا بتوانید چیزهایی که می‌گوید را بشنوید و درک کنید و بتوانید نگرانی‌ها را رفع کنید.
۵. هرجا مناسب است، بر نکات مثبت تمرکز کنید
اگر موقعیت مناسب بود، سعی کنید نقاط مثبت موقعیت را پیدا کنید، شاید این کار بتواند در کاهش فشارِ موقعیت کمک کند. اما، با دقت با این موضوع برخورد کنید. اگر خبری که می‌رسانید واقعا بد باشد، اشاره به نقاط مثبت تبعات منفی به بار می‌آورد.
برگرفنه از : چطور دات کام
دکتر شهداد شعبانی
دیدگاهتان را بنویسید