طرح تخصیص منابع، باید شامل تمام اطلاعاتی باشد که در بالا به آن اشاره شده است؛ یعنی فهرستی از منابع (انسانی و غیرانسانی)، مدت زمانی که در آن هریک از منابع باید مورد استفاده قرار بگیرد و وظیفه یا وظایفی که از آن منابع، برای انجام آن استفاده می‌شود. حتما منابع انسانی و غیرانسانی را به‌صورت جداگانه فهرست کنید. هر یک از افراد، مسئولیت‌ها، مهارت‌ها و تاریخی را که باید در آن، انجام آن وظیفه را شروع کند و به پایان برساند، ذکر کنید. زیر هر یک از ابزار نیز، مشخصات آن، هدف از استفاده از آن و تاریخی که باید مورد استفاده قرار گیرد و تاریخ برگرداندن آن به موجودی را ذکر کنید. حتما باید طرح تخصیص منابع را بارها بررسی کنید تا از بروز هرگونه ریسک در حین انجام پروژه جلوگیری به‌عمل آورید.
نکته: به‌راحتی می‌توانید با استفاده از صفحه‌‌ی گسترده‌ی گوگل (Google Spreadsheet)، طرح تخصیص منابع را تنظیم کنید.
۶. برای شرایط اضطراری، آمادگی داشته باشید
مهم‌ترین منابع در هر پروژه، سرمایه انسانی آن است و افراد نیز ممکن است گاهی بیمار شوند، دچار استرس شوند، شرکت را ترک کنند یا اصلا ازدواج کنند! به‌همین ترتیب، ممکن است که تجهیزات موجود نیز محدود باشد یا در نیمه‌ی راه، خراب شوند و همه‌ی این مسائل می‌تواند در مسیر انجام پروژه، چالش بزرگی را به ما تحمیل کند. بنابراین، شما باید برای رویارویی و اداره کردن چنین شرایطی آمادگی کامل داشته باشید و این همان جایی است که «تسطیح منابع» به کمک شما می‌آید. تسطیح منابع، در اصل به تخصیص کارآمد منابع مربوط می‌شود، یعنی تخصیص منابع موجود به‌صورتی نباشد که منابع اختصاص داده شده، بیش از حد لازم یا کمتر از میزان مورد نیاز باشد.
همان‌طور که در بالا نیز اشاره شد، وقتی چند پروژه وجود دارد، باید پروژه‌هایی را در اولویت قرار بدهید که در آنها زمان،اهمیت بیشتری دارد. یعنی تمام منابع موجود را برای انجام این پروژه‌ها به‌کار بگیرید. با این کار می‌توانید پروژه‌هایی را که در درجه‌ی دومِ اهمیت قرار دارند، برای یک دوره‌ی زمانی (تا وقتی که منابع، دوباره در دسترس قرار بگیرند) تمدید کنید.
به این ترتیب، مثلا اگر یکی از اعضای تیم تصمیم بگیرد که در طول مرحله‌ی مهمی از پروژه‌ای که در اولویت قرار گرفته است، ازدواج کند، شخصی (که او نیز باید در همان حوزه‌ی کاری، تجربه داشته باشد) از پروژه‌ی دیگری که در اولویت قرار ندارد، جایگزین او می‌شود.
۷. تیم باید بداند که شما چه برنامه‌ای دارید
شما مدیر پروژه، رهبر تیم یا رئیس هستید و همه این را می‌دانند، ولی این به آن معنا نیست که می‌توانید تخصیص منابع را طبق میل و خوشایند خودتان انجام دهید (اگرچه آنها زیر دست شما کار می‌کنند و شما هم برای همین به آنها حقوق می‌دهید!). مسئله اینجاست که تخصیص منابع، باید به‌صورتی انجام شود که از منابع موجود در اختیار شما، به بهترین نحو استفاده شود.
وقتی فرد ماهری را برای انجام وظیفه‌ای انتخاب کردید، بنشینید و با او صحبت کنید. از او بپرسید که در حال حاضر بر روی چه چیزی کار می‌کند (حتی اگر خودتان این مسئله را می‌دانید). در مورد پروژه‌ی آینده‌ای که باید بر روی آن کار کند، با او صحبت کنید و بفهمید که برای به پایان رساندن آن، چقدر زمان نیاز دارد. همچنین باید از او بپرسید که به چه تجهیزاتی نیاز دارد و اطمینان یابید که این تجهیزات را در زمان مناسب، دریافت خواهد کرد.
وارد کردن اعضای تیم در طرح تخصیص منابع، راه خوبی برای اطمینان از این بابت است که در زمان اجرای پروژه، هیچ مشکلی پیش نمی‌آید. این کار به شما کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی پروژه و تخصیص منابع را به شکل بهتری انجام دهید.
تخصیص منابع، کاری چالش‌برانگیز است و فرقی نمی‌کند که آن را برای کسب‌و‌کاری کوچک یا شرکتی بزرگ انجام دهید. به‌همین دلیل، برنامه ریزی مناسب اهمیت زیادی دارد. فراموش نکنید که از نظرات و اطلاعات اعضای تیم خود نیز در زمان تنظیم طرح تخصیص منابع استفاده کنید. طرحی جامع (که در صورت به‌دقت دنبال کردن نکات گفته شده در بالا، به آن دست خواهید یافت) به شما کمک می‌کند تا مانند رئیسی کاردان، با تمام چالش‌هایی که ممکن است به‌طور ناگهانی پیش آید، روبه‌رو شوید (یا از آنها جلوگیری کنید).
برگرفته از: سایت چطور دات کام
دکتر شهداد شعبانی
دیدگاهتان را بنویسید