احتمالا مهم‌ترین چیزی که می‌توانید برای اثربخشی بیشتر در کار انجام دهید، یادگیری مدیریت زمان است. بدون این مهارت، گذشت روزها مثل مسابقه‌ای دیوانه‌کننده خواهد بود که هر پروژه، ایمیل یا تماس تلفنی برای جلب توجه شما رقابت می‌کنند.
کار خود را با نگاه کردن به برنامه‌ی روزانه‌تان شروع کنید. می‌دانید که چگونه هر روز زمان خود را صرف می‌کنید؟ اگر نه، پاسخ این سؤال شما را شگفت‌زده خواهد کرد. از نوشتن گزارش فعالیت‌ها برای تحلیل میزان زمان اختصاص یافته به وظایف‌تان مثل ملاقات‌ها، چک کردن ایمیل و تلفن زدن استفاده کنید. این کار می‌تواند تجربه‌ای روشن‌گرانه برای بررسی عینی این موضوع باشد؛ به ویژه اگر بفهمید که زمان زیادی را صرف کارهایی می‌کنید که در رسیدن به اهداف‌تان، هیچ کمکی نمی‌کنند.
وقتی که بدانید چه میزان زمانی را صرف کارهای مختلف می‌کنید، باید چگونگی اولویت‌بندی آنها را یاد بگیرید. اگر بدانید چه کارهایی مهم هستند و اینکه کدام را می‌توان به تأخیر انداخت، می‌توانید روی کاری تمرکز کنید که بیشترین ارزش را دارد. برای پیگیری این مسئله از ابزار سازمان‌دهنده‌ای مثل فهرست کارهایی که باید انجام شوند یا برنامه‌ریزی عملی استفاده کنید تا مطمئن شوید که وظایف و تعهدات مهم را فراموش نمی‌کنید.
مؤثر بودن در محل کار به این معنی است که از زمان به نفع خودتان استفاده کنید. ارزشمندترین کارتان را برای مواقعی از روز زمان‌بندی کنید که حس می‌کنید بیشترین انرژی را دارید. این کار احتمال مقاومت در برابر حواس‌پرتی‌ها و ورود به حالت در جریان بودن به هنگام کار را بالا می‌برد. این مقاله‌ی ما کمک می‌کند تا زمان اوج انرژی خود را پیدا کنید و بتوانید کارتان را مطابق با آن زمان‌بندی جلو ببرید.
هدف‌گذاری عنصر مهم دیگری در بهره‌ورکردن کارهاست. وقتی تحلیل شغلی انجام دادید، باید درک روشنی از نقش خود داشته باشید. از این اطلاعات برای تعیین اهداف کوتاه مدت و بلندمدت استفاده کنید. مزیت این کار این است که اهداف‌تان به عنوان نقشه‌ی راه عمل می‌کنند. هر چه که باشد، اگر ندانید به کجا می‌روید، به هیچ کجا نخواهید رسید.
سازمان‌دهی خوب نیز برای کار مؤثر و ثمربخش مهم است. اگر بدون سازمان‌دهی باشید، زمان زیادی را تنها صرف پیدا کردن اقلام گمشده می‌کنید. بنابراین چگونگی دسته‌بندی اسناد و چگونگی برنامه‌ریزی مؤثر را یاد بگیرید.
دکتر شهداد شعبانی
دیدگاهتان را بنویسید