ممکن است به این نتیجه برسید که کلمات به تنهایی نمی‌توانند رویه را برای خواننده تشریح کنند. گاهی اوقات عناصر دیگری می‌توانند به ارائه‌ی مطالب رویه کمک کنند. برخی از اشکال رایج برای انجام این کار عبارتند از:
۱. فلوچارت
فلوچارت‌ها یک فرآیند را در قالب یک نمودار به تصویر می‌کشند. با استفاده از مجموعه‌ای از علائم و فلش‌ها جهت مشخص کردن اقدامات و جریان کاری، می‌توانید یک فرآیند را به صورت اجمالی ارائه دهید و دنبال کردن یک فرآیند را آسان‌تر کنید. مواظب باشید که فلوچارت خود را با استفاده‌ی افراطی از علائم یا جملات، نامأنوس و پیچیده نکنید. اگر لازم می‌دانید که حتما از توضیحات و علائم اضافه استفاده کنید، فلوچارت خود را به مجموعه‌ای از چند فلوچارت کوچک‌تر تقسیم کنید. جهت اطلاعات بیشتر مقاله‌ی آموزشی ما پیرامون فلوچارت‌ها را مطالعه بفرمایید.
نکته:
در مواقعی که تکمیل یک وظیفه، به انجام اقداماتی توسط چند فرد یا چندبخش سازمان نیاز دارد، می‌توانید از (Swim Lane Diagrams) استفاده کنید. این نمودارها جریان‌های مختلف یک فعالیت را مشخص می‌کنند و به طور واضحی نشان می‌دهد که مسئولیت انجام هریک از فعالیت‌های لازم برای تکمیل یک وظیفه بر عهده‌ی کیست و فعالیت بعدی باید توسط چه کسی انجام شود.
۲. نوشتن سناریو
این روش شبیه به نوشتن نمایشنامه‌ای با حضور چند نقش مختلف است. با این تفاوت که در اینجا به جای بازیگران و دیالوگ‌های آنها، کارمندان مختلف و مسئولیت‌های مختلف آنها نوشته می‌شود. نوشتن متن برای کارها می‌تواند بسیار مفید واقع شود، به ویژه در مواقعی که بیش از یک نفر در فرآیندی نقش دارند.
| شخص مسئول | اقدامات |
| نویسنده‌ی رویه | جمع آوری اطلاعات.نوشتن رویه.
ارائه‌ی نسخه‌ی اولیه به سهامداران. |
| ذی‌نفعان | بازبینی نسخه‌ی اولیه.ارائه‌ی نظرات و اصلاحات. |
| نویسنده‌ی رویه | نوشتن نسخه‌ی نهایی. |
| رئیس دپارتمان | تأئید نسخه‌ی نهایی. |
دکتر شهداد شعبانی
دیدگاهتان را بنویسید