۱. برای گپ‌زدن با کارکنان وقت بگذارید
وقتی مدیریت کارکنان دورکار را برعهده دارید، معمولا پس از صحبت‌کردن دربارۀ کارهایی که باید انجام شود، بلافاصله تماس تلفنی را قطع می‌کنید یا چت را تمام می‌کنید و به انجام‌دادن کارهایتان برمی‌گردید. بعضی مواقع این دقیقا همان کاری است که باید انجام دهید و کاملا منطقی است؛ مثلا وقتی مهلت کمی برای ارائۀ کاری دارید، باید آتشی را خاموش کنید یا جلسۀ سرپایی (standup meeting) فوری‌ای دارید که باید مختصر و مفید باشد. ولی اگر همیشه همین‌طور رفتار می‌کنید، باید بدانید که بخش مهمی از مدیریت را نادیده گرفته‌اید.
باید با همۀ اعضای گروه خود رابطه‌ای دوستانه برقرار کنید. رابطۀ دوستانه موجب می‌شود بتوانید با مشکلاتی که برای هریک از اعضای گروه به وجود می‌آید، کنار بیایید و مطمئن باشید آنها موضوع‌هایی را که برایشان مهم است، با شما مطرح می‌کنند و وقتی مرتکب اشتباهی می‌شوید یا تصمیمی غیرعملی و نادرست می‌گیرید، دربارۀ تردید خود با شما صحبت می‌کنند.
رابطۀ دوستانه با صحبت‌کردن دربارۀ مسائل کاری ایجاد نمی‌شود؛ بلکه با شناخت تمام جنبه‌های هریک از کارکنانتان شکل می‌گیرد. از کارکنان خود بپرسید به چه چیزهایی علاقه دارند، اهل کجا هستند یا درباره خانواده‌شان بپرسید. برایشان مهم است که نشان دهید به آنها اهمیت می‌دهید. این نکته برای فهمیدن انگیزه‌هایشان هم ضروری است. وقت‌گذاشتن برای این کار موجب می‌شود کارکردن برای شما را بیشتر دوست داشته باشند.
۲. تا جای ممکن از تماس تصویری استفاده کنید
پژوهش‌ها نشان می‌دهد که بیش از نیمی از ارتباطات انسانی غیرکلامی است. وقتی نمی‌توانید کسی را هر روز در اداره ببینید، هر نوع نشانۀ تصویری که بگوید شخص در حال فکرکردن به چه چیزی است، بسیار اهمیت دارد.
وقتی می‌خواهید واکنش فرد به تغییری در برنامه را ارزیابی کنید یا حال‌وهوای کلی او را در آن روز بفهمید، تماس تصویری در مقایسه با تماس صوتی یا تماس متنی، اطلاعات بسیار بیشتری در اختیارتان قرار می‌دهد. با وجود پیام‌رسان‌های رایگان و ارزان موجود برای گفت‌وگوهای ویدئویی مانند اسکایپ، گوگل هنگ‌آوتس و زوم، دلیلی ندارد که از تماس تصویری استفاده نکنید.
مهم‌تر از همه، وقتی می‌بینید چیزی درست به نظر نمی‌رسد، به احساستان اعتماد کنید و درباره آن بپرسید. با توجه‌کردن به نشانه‌های غیرکلامی‌ای که در ویدئو می‌بینید، می‌توانید مشکلات کارکنان دورکار خود را برطرف کنید، پیش از آنکه به مشکلات بزرگی تبدیل شود.
۳. جلسات یک‌به‌یک طولانی‌تری داشته باشید
در مدیریت کارکنان دورکار، از فرصت‌هایی که در اداره برای ایجاد رابطۀ دوستانه و صحبت دربارۀ مسائل موردی و خاص دارید، خبری نیست. بنابراین، می‌توانید زمان بیشتری را به ملاقات‌ها و جلسات یک‌به‌یک با کارکنان دورکارتان اختصاص دهید. برای این منظور، باید همیشه پذیرای کارکنان دورکارتان باشید و به آنها نگویید: «در ساعات کاری/ وقتی پشت میز کارم هستم، با من تماس بگیر».
اگر فراموش کنید دسترسی به خود را در اسکایپ، مایکروسافت تیمز، اسلک و… به‌روزرسانی کنید، کارکنان دورکارتان نمی‌توانند متوجه شوند چه زمانی درهای ارتباط با شما «باز» است. بهترین راه برای برطرف‌کردن این مشکل این است که در تقویمتان هر هفته یک ساعت کامل را به ملاقات‌های رودررو و یک‌به‌یک با کارکنان دورکارتان اختصاص دهید. با این کار می‌توانید دربارۀ موضوع‌های گوناگونی صحبت کنید و به بحث راجع به مسائلی بپردازید که در اداره نمی‌توانید به‌طور موردی و خاص دربارۀ آنها صحبت کنید.
از سؤالات گوناگون مختص دورکاری استفاده کنید
به‌دلیل چالش‌های ویژه‌ای که برای کارکنان دورکار ایجاد می‌شود، باید سؤالاتی از قبل آماده کنید تا بتوانید وارد بحث درباره مشکلاتی شوید که ممکن است کارکنان دورکارتان با آنها درگیر شده باشند. شاید دورکاری موجب انزوای آنها شده باشد و افراد زیادی دوروبَر آنها نباشند تا بتوانند دربارۀ مشکلات خود با آنها صحبت کنند.
در جلسات رودررو و یک‌به‌یک خود می‌توانید سؤالاتی مانند موارد زیر را بپرسید:
- کدام بخش دورکاری را دوست دارید؟ (برای درک اینکه چه چیزی آنها را به دورکاری تشویق می‌کند.)
- برنامۀ کاری روزانه‌تان به چه صورت است؟
- آیا احساس می‌کنید در تصمیم گیری های گروه ما نقش دارید؟ چرا چنین فکری می‌کنید؟
- به‌نظر شما، ابزاری که در گروه خود برای ارتباط در دورکاری استفاده می‌کنیم، چطور است؟ (مثلا به‌دلیل صدای ضعیف، ناکارآمد است یا در استفاده از ابزارهایی که گروه استفاده می‌کند، با مشکل مواجهید؟)
- دوست دارید با کدام‌یک از همکاران ارتباط داشته باشید؟ فکر می‌کنید که این ارتباطِ بیشتر چه کمکی می‌کند؟
- در سال X بار به اداره مراجعه می‌کنید. فکر می‌کنید این تعداد مراجعه، بسیار زیاد است یا کافی نیست یا مناسب است؟
- چطور می‌توانم از کارکنان دورکاری مانند شما حمایت کنم؟
اگر این وضعیت به‌دلیل کارکردن در خانه پس از شیوع ویروس کرونا و قرنطینه خانگی جدید است، پرسیدن سؤالات زیر بسیار مهم است:
- حالا که مجبور نیستید سر کار بروید، روال صبح‌هایتان چگونه است؟
- برای اینکه تمرکز داشته باشید و در طول روز کارهایتان را انجام دهید، وضعیت فضای کاری‌تان باید چگونه باشد؟ آیا برای کمک به چیزی نیاز دارید؟
- برای در ارتباط ماندن با سایر اعضای گروه و همکاران قصد دارید چه کاری انجام دهید؟ پیشنهاد می‌کنم تماس‌های بیشتری برقرار کنید تا نبودِ گفت‌وگوهای خاص و موردی در اداره را جبران کنید.
۴. هیچ جلسۀ یک‌به‌یکی را لغو نکنید
اگر ملاقات‌های یک‌به‌یک را مدام لغو کنید، باعث ایجاد رنجش در گروه می‌شوید. احتمالا اگر به آنها بگویید که باید جلسه را لغو کنید، موافقت می‌کنند؛ ولی این موافقت نظر شخصی آنها نیست و بیشتر به این دلیل است که شما مدیر هستید و آنها زیردست شما هستند. همیشه موضوع‌های فراوانی برای صحبت‌کردن وجود دارد، حتی وقتی اعضای گروه کنارتان نشسته‌اند.
کارکنان دورکار از بسیاری از وقایعی که در اداره می‌گذرد، بی‌خبرند. آنها از اطلاعات مربوط به سایر بخش‌های شرکت که به‌طور طبیعی در اداره پخش می‌شود و اطلاعیه‌های کوتاه نیز باخبر نمی‌شوند. جلسات یک‌به‌یک فرصتی فراهم می‌کند برای جبران این کمبودها و همچنین رسیدگی به تمام نکته‌های جزئی‌ای که در طول هفته روی‌هم جمع شده است. باتوجه‌به نکته‌های فراوانی که در این جلسه‌ها باید درباره‌شان صحبت کنید، نباید آنها را به‌سادگی لغو کنید.
زمان مناسبی برای جلسات یک‌به‌یک با اعضای گروه خود انتخاب کنید و در تقویم به این زمان‌ها اهمیت زیادی بدهید. اگر واقعا نمی‌توانید جلسه را در آن زمان برگزار کنید، زمان جلسه را تغییر دهید؛ ولی هرگز آن را لغو نکنید.
۵. برای انتقال احساسات از گیف‌های (gif) پویا و شکلک استفاده کنید
بخش زیادی از ارتباطات ما به صورت ارتباط غیر کلامی است و بنابراین بسیار دشوار است احساساتمان را صرفا با استفاده از واژه‌ها انتقال دهیم. گاهی واژه‌ها، به‌ویژه در کار، خشن‌تر به نظر می‌رسند یا به‌اندازه‌ای که می‌خواهید، تأثیرگذار نیستند.
اگر کسی کارش را خیلی خوب انجام داده است یا پیروزی تیمی بزرگی به دست آورده‌اید، در سایت‌هایی مانند giphy.com فایل گیف مناسبی پیدا کنید و آن را همراه پیامی در تعریف از کارکنان خود برایشان بفرستید. با این کار، عملکرد خوب آنها را تقویت می‌کنید
۶. به مسیرهای شغلی آنها نیز توجه داشته باشید
نباید فکر کنید اعضای گروه دورکارتان افراد مزدبگیری‌اند که باید در انجام‌دادن کارهایتان به شما کمک کنند. اگر آنها را به‌عنوان کارمند استخدام کرده‌اید، باید با آنها مانند کارمند رفتار کنید، نه مانند فردی آزادکار یا پیمانکار.
کارمندان دورکار نیز درست مانند کسانی که در اداره کار می‌کنند، اهداف و آرزوهایی دارند. اطمینان از اینکه در رسیدن به اهداف خود پیشرفت می‌کنند و مسیر های شغلی موجود در دورکاری را درک می‌کنند، مانع از سردرگمی و ناامیدی‌شان می‌شود. اگر به توصیۀ برگزاری جلسات کاری یک‌به‌یک یک‌ساعته با کارکنان دورکارتان عمل کنید، در طول این یک ساعت، زمان زیادی برای صحبت‌کردن دربارۀ پیشرفت شغلی آنها خواهید داشت.
۷. فرهنگ اضافه‌کردن افراد به تماس‌ها را ایجاد کنید
خیلی پیش می‌آید که در گفت‌وگویی مکث کنید و بگویید: «فلانی هم باید در گفت‌وگو شرکت داشته باشد». اگر فرد مدنظر در اداره باشد، احتمالا او را وارد جلسه می‌کنید. ولی اگر از کارکنان دورکارتان باشد، معمولا او را فراموش می‌کنید یا نادیده می‌گیرید؛ چون واردکردن او به جلسه ارزش دردسرش را ندارد.
ولی شما مدیر و رهبرید و باید برای دیگران الگو باشید. وقتی چنین وضعی پیش می‌آید، روال کارتان را کنار بگذارید و فرد دورکار را نیز وارد جلسه کنید. اگر حضور کسی در جلسه اهمیت دارد، ارزشش را دارد که به جلسه واردش کنید یا منتظر بمانید تا در دسترس قرار گیرد. می‌توانید به دیگران نشان دهید که انجام‌دادن این کار اهمیتی ندارد یا برعکس، واردکردن اعضای گروه دورکار نیز به جلسه مهم است. هر کاری انجام دهید، بقیۀ اعضای گروه هم از شما الگوبرداری می‌کنند و مانند شما عمل می‌کنند.
با دراختیارداشتن ابزارهای مناسب (مانند نرم‌افزارهای مشترک در رایانۀ همۀ کارکنان، سخت‌افزارهای مناسب در اتاق‌های کنفرانس و…) می‌توانید این کار را آسان‌تر انجام دهید و زحمت واردکردن افراد به جلسات را کاهش دهید.
۸. دست‌کم یک بار در سال دور هم جمع شوید و دیدار چهره‌به‌چهره داشته باشید
هیچ‌چیز مانند جمع‌کردن افراد کنار یکدیگر و دیدار رودررو نیست. در این ملاقات‌ها، با واکنش‌های جالبی مانند «وای تو خیلی با ویدئوهات متفاوتی» و واکنش‌های دیدنی دیگری مواجه می‌شوید. مهم‌تر اینکه در چند روز کار گروهی حضوری می‌توانید بیشتر از چند ماه دورکاری، رابطۀ دوستانه ایجاد کنید.
بسیاری از شرکت‌هایِ کاملا دورکار مانند بافر (Buffer) به‌صورت گروهی به مکان‌های عجیب و جالبی مانند آفریقای جنوبی سفر می‌کنند. درست است که این گردهمایی‌ها پرهزینه است؛ ولی در بلندمدت سودمند خواهد بود و هزینه‌ای را که پرداخت کرده‌اید، جبران می‌کند.
انرژی حاصل از این گردهمایی‌ها بسیار است و فرصت ویژه‌ای برای بحث‌های مهمی دربارۀ فرهنگ، دیدگاه‌ها و نیز آیندۀ شرکت یا گروه ایجاد می‌کند؛ بحث‌هایی که به‌سختی می‌توانید با افرادی که در مکان‌های مختلف و دور از شما زندگی می‌کنند، انجام دهید. این گردهمایی‌ها پیوندی میان اعضای گروه ایجاد می‌کند که ممکن نیست با تماس‌های ویدئویی به وجود آید.
۹. تخته‌سفید و ایده‌پردازی (ideating) را با دورکاری متناسب کنید
آخرین نکته و راهکار مهم در دورکاری، دیجیتالی‌کردن طوفان فکری است. به فضاها، گفت‌وگوها (که اغلب بدون برنامه ریزی است) و فرایندهای معمول در ایده پردازی ها در اداره‌ای معمولی فکر کنید و به این بیندیشید که چطور می‌توانید محیط مشابهی را به‌صورت آنلاین ایجاد کنید. کارکنان دورکار نمی‌توانند ایده‌هایشان را به‌آسانی با اعضای گروه خود در میان بگذارند؛ ولی برای آسان‌کردن این موضوع می‌توانید کارهایی انجام دهید.
دکتر شهداد شعبانی
دیدگاهتان را بنویسید