وقتی با برخی از مشکلاتِ یاد شده، مواجه شدید، زمان آن رسیده است که فرآیندهای مربوطه را بازبینی و بهروز رسانی نمایید. برای انجام این کار مراحل زیر را دنبال کنید:
مرحله ۱: مکتوب کردن فرآیند
وقتی تصمیم گرفتید که کدام فرآیند را نیاز به بهبود دارد، با استفاده از یک فلوچارت یا نمودار خط شنا، آن را مکتوب کنید. این ابزارها مراحل موجود در فرآیند را به تصویر میکشند (نمودارهای خط شنا کمی از فلوچارتها پیچیدهترند، اما برای فرآیندهایی که چند نفر یا گروه در آنها مشارکت دارند، عالی هستند).
باید هر فاز از فرآیند خود را با جزئیات مورد بررسی قرار دهید، چرا که امکان دارد برخی از فرآیندها دارای زیرفرآیند باشند و شما از وجود آنها آگاهی نداشته باشید. با افرادی که از این فرآیندها استفاده میکنند مشورت کنید تا مطمئن شوید که هیچ نکتهی مهمی را از قلم نینداختهاید.
مرحله ۲: تجزیه و تحلیل فرآیند
از فلوچارت یا نمودار خط شنایی که تهیه کردهاید برای شناسایی مشکلات موجود در فرآیند استفاده کنید. سوالات زیر را در نظر داشته باشید:
- کجای فرآیند برای اعضای تیم یا مشتریان ناامیدکننده و خستهکننده است؟
- کدام یک از این مراحل افراد را با گلوگاه مواجه میکند؟
- کجای فرآیند منجر به افزایش هزینهها و یا کاهش کیفیت میشود؟
- کدام یک از مراحل فرآیند نیاز به زمان بیشتری دارند یا منجر به بروز تأخیرات و دیرکرد میگردند؟
ابتدا از تحلیل علل ریشهای یا فرایند ۵ چرا جهت ردگیری و ریشهیابی مشکلات فرآیند استفاده کنید. با این وجود اگر فقط آثار بروز مشکل را برطرف کنید، خود مشکل همچنان ادامه خواهد داشت.
با افراد صحبت کنید و ببیند که فرآیند چه تأثیری بر آنها و کارشان گذاشته است. آیا فکر میکنند فرآیند مشکلی دارد؟ یا چه پیشنهادی برای بهبود آن دارند؟ سپس گروههای دیگر را در سازمان خود مورد بررسی قرار دهید و کشف کنید که آنها در مواجهه با شرایط مشابه از چه تاکتیکها و روشهایی استفاده میکنند؟