این یکی از سخت‌ترین بخش‌های تمرین برای ارتباط مؤثر است. دادن بازخورد به دیگران کار ساده‌ای نیست. می‌ترسیم کسی را برنجانیم، قصدمان پیشگیری از بروز درگیری‌هاست اما نمی‌دانیم چطور آن را انجام دهیم. خیلی مواقع از نظر هیجانی آماده نیستیم یا پیش‌فرض‌های‌مان مانع درک درست واقعیت می‌شوند.
یکی از روش‌های بسیار مؤثر در ارائهٔ بازخورد صریح و روشن استفاده از مدل «موقعیت، رفتار، اثر» (SBI) است:
- موقعیت: ابتدا زمینه را آماده می‌کنیم. از خودمان می‌پرسیم چه اتفاقی، کجا و چه‌وقت افتاده است.
- رفتار: رفتار را توضیح می‌دهیم. این سخت‌ترین بخش کار است، زیرا باید پیش‌فرض‌های‌مان را بررسی کنیم. رفتار مخاطب را باید طوری توضیح دهیم که قابل‌مشاهده باشد. مثلا لحن بازخورد با گفتن عبارت «تو بی‌ادبانه رفتار کردی» به‌جای «تو حرف مرا قطع کردی» تغییر می‌کند، زیرا بی‌ادب دانستن فرد برداشتی شخصی است، درحالی‌که قطع‌کردن صحبت‌مان رفتاری است که همه می‌توانستند ببینند و قابل‌مشاهده بوده است.
- اثر: برای توصیف نتایج رفتار باید از عباراتی استفاده کنیم که اول‌شخص باشند؛ به‌این‌ترتیب به مخاطب می‌گوییم که این گفته‌ها از جانب خودمان است.
بعد از آن باید به گفت‌وگو ادامه دهیم. از آنها سؤال می‌کنیم تا با توجه به پاسخ‌های‌شان درک بهتری از موضوعِ پیش‌آمده پیدا کنیم. می‌پرسیم:
- نظرتان چیست؟
- چه اتفاقی برایتان افتاده است؟
- چه چیزی از این موضوع فهمیدید؟
- چه برنامه‌ای برای بهبود شرایط در آینده دارید؟
مثال اول
«توی جلسهٔ دیروز وقتی داشتید ارائه می‌دادین (موقعیت)، متأسفانه دربارهٔ دو تا از اسلایدها یه کم نامطمئن حرف می‌زدین و محاسبات فروش‌تون اشتباه دراومد (رفتار). راستش تا حدودی خجالت کشیدم، چون همهٔ اعضای هیئت‌مدیره توی جلسه حضور داشتند. نگرانم این مسئله روی اعتبار و خوشنامی تیم‌مون تأثیر منفی بذاره (اثر).»
مثال دوم
«جلسهٔ امروز عصرمون با مشتریان خیلی عالی بود. جلسه رو درست به‌موقع برگزار کردین و از قبل، همهٔ بروشورها رو روی میز چیده بودین (موقعیت). همهٔ تحقیقات‌تون درست انجام شده بود و به همهٔ سؤالات مشتریان پاسخ دادین (رفتار). من بهتون افتخار می‌کنم و با اعتمادبه‌نفس میگم که با این کار فوق‌العاده سازمان‌مون می‌تونه تو موقعیت ویژه‌ای قرار بگیره. می‌تونم ببینم که به همهٔ اهداف‌مون می‌رسیم و از همه به‌خاطر اینکه سخت کار کردن، تشکر می‌کنم (اثر).»
دانستن چگونگی ارائه دادن بازخوردی واضح، دقیق و قابل‌مشاهده، از مهارت‌های ضروری برای برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار است.
