جلسهی مؤثر، هدفِ مفیدی را دنبال میکند؛ یعنی در چنین جلسهای، به نتیجهی مطلوبی دست مییابید. برای اینکه جلسه به این هدف دست یابد، باید ابتدا آن را شفافسازی کنید.
مردم غالبا بدون علم به نتیجهی مطلوب موردنظرِ خود دست به برگذاری جلسات میزنند تا موضوعی را مورد بحث قرار دهند،درحالیکه نمیدانند:
آیا میخواهند تصمیمی بگیرند؟
آیا میخواهند ایدههای جدیدی به دست آورند؟
آیا قرار است گزارشهای وضعیت را دریافت کنند؟
آیا میخواهند در مورد مطلبی صحبت کنند؟
آیا میخواهند برنامهریزی انجام دهند؟
هر کدام از اینها و بسیاری مسائل دیگر، مثالهایی از اهداف جلسه هستند. پس قبل از طرحریزی جلسه، باید روی اهدافتان تمرکز کنید.
برای کمک به تعیین هدف، این جمله را کامل کنید:
در پایانِ جلسه، میخواهم این گروه…
با تعریف دقیقِ نتیجهی نهایی، میتوانید محتوای جلسه را طرحریزی کرده و تعیین کنید که چه افرادی باید در آن حضور داشته باشند.