به محض اینکه دستورجلسه را آماده کردید، باید آن را میان شرکتکنندگان پخش کرده و بازخورد و دیدگاه آنها را به دست آورید. برگزاری جلسه، عملی فردی نیست و باید از همان ابتدا به صورت مشارکتی انجام شود.
شاید یکی از اعضای گروه بخواهد مطلب مهمی را اضافه کند. شاید زمان بسیار زیاد یا بسیار کمی را به مطلبی خاص اختصاص داده باشید. حتی شاید نکاتی در دستورجلسه وجود داشته باشد که قبلا حل شدهاند و امکان حذفشان از فهرست مطالب مورد نظر وجود داشته باشد.
در هر حال، دریافت بازخورد از شرکتکنندگان جلسه در مورد دستورجلسهی پیشنهادی، مهم است.
وقتی در جلسه حضور یافتید، جهت اطمینان از حصول حداکثر رضایت برای تمام شرکتکنندگان، باید چند مطلب را به خاطر بسپارید:
اگر افراد خاصی بحث را تحت تسلط خود قرار دادهاند، نظر دیگران را هم بپرسید.
در پایان هر یک از موارد دستورجلسه، سریعا آنچه گفته شده را خلاصه کنید و از افراد بخواهید صحت آن را تایید کنند. سپس در مورد پیگیری آن یادداشتهایی تهیه کنید.
به مواردی که نیاز به بحث بیشتر دارند، توجه کنید.
به زبان بدن افراد توجه کنید و اقدامات لازم را انجام دهید. شاید به زمانی برای استراحت نیاز داشته باشید یا اینکه لازم شود شخصی را از صحبت زیاد منع کنید.
اطمینان حاصل کنید که تنها در مورد موضوع جلسه صحبت میشود.
تمام وظایفی را که در جلسه ایجاد شدهاند، فهرست کنید. یادداشتهایی در مورد اینکه چه وظیفهای به چه فردی اختصاص داده شده است و زمان لازم برای انجام آن تهیه کنید.
در پایان جلسه، سریعا مراحل بعدی را خلاصه کرده و به همه اعلام کنید که خلاصهی جلسه را برایشان ارسال خواهید کرد.
دیدگاهتان را بنویسید