انتخاب نرم‌افزارهای حسابداری مناسب، وابسته به نیازهایتان در کسب‌وکار است. برنامه‌هایی متنوع برای کسب‌وکارهای مختلف وجود دارد؛ مثلا نرم‌افزارهای مختلف می‌توانند خدمات متنوعی از جمله موارد زیر را ارائه کنند:
- ارائه دفتر صندوق؛
- ارائه دفتر کل، دفتر صندوق و فهرست موجودی‌ها؛
- ارائه دفتر کل، دفتر صندوق و فهرست موجودی‌ها و تراکنش‌های ارزی؛
- ارائه و رسیدگی به دفتر کل، دفتر صندوق، فهرست موجودی‌ها، تراکنش‌های ارزی و اطلاعات مرتبط با پایانه فروش .
سطح خدمات حسابداری که هر کسب‌وکار نیاز دارد باتوجه‌به نوع فعالیتش متفاوت است؛ اما تقریبا همه کسب‌وکارها نیاز به داشتن دفاتر صندوق برای رسیدگی به حساب‌های خود دارند. در این دفتر اطلاعات مربوط به خریدها و پرداخت‌ها ثبت می‌شود و می‌توانید آن را در نرم‌افزار اکسل (Excel) هم برای خود طراحی کنید.
نیازهای حسابداری ضروری هر کسب‌وکار کوچک
به‌طورکلی، هر کسب‌وکار کوچکی نیاز به تنظیم صورت‌های مغایرت بانکی، حساب‌های دریافتنی و پرداختنی، بررسی دفتر صندوق و تنظیم دفتر کل خود دارد. نرم‌افزارهای مختلفی برای رسیدن به حساب‌های کسب‌وکارتان وجود دارند. با بررسی هریک و امکاناتی که ارائه می‌دهند، باید از میان‌شان دست به انتخاب بزنید.
نرم‌افزارهایی ارزان یا رایگان هم برای رسیدگی به حساب‌های ساده کسب‌وکارها وجود دارند. فقط باید چند نکته حسابداری برای کسب‌وکارهای کوچک را بدانید تا بتوانید به‌سادگی از آنها استفاده کنید؛ مثلا بعضی از برنامه‌ها فقط به تولید فاکتور و پیگیری هزینه‌ها برای صاحب کسب‌وکار کمک می‌کنند و دسترسی امور پیچیده‌تر و تخصصی‌تر را در اختیار حسابدار مجموعه کاری قرار می‌دهند.
یادتان باشد که نرم‌افزارهای صفحه‌گسترده مانند اکسل می‌توانند گزینه‌های مناسبی برای سروسامان‌دادن به حساب‌های کسب‌وکار کوچک باشند. برنامه‌ها و نرم‌افزارهای مختلف حسابداری اطلاعات مختلف حسابداری را پردازش و آنها را به برنامه‌هایی مانند اکسل منتقل می‌کنند. شما برای انجام امور زیر به‌راحتی می‌توانید داده‌هایی را که در نرم‌افزارهای حسابداری تولید کرده‌اید، به برنامه اکسل وارد کنید:
- دست‌کاری و شخصی‌سازی داده‌ها و اطلاعات در اکسل؛
- تولید چارت‌ها و نمودارها برای مراجعه فوری به آنها و بررسی اوضاع حساب‌ها؛
- ترکیب ابعاد مختلف گزارش‌های حسابداری و تولید این گزارش‌ها برای دوره‌های زمانی مختلف.
۴. مستندات کسب‌وکارتان را سازمان‌دهی کنید
مستندسازی تراکنش‌های کسب‌وکارتان را جدی بگیرید. این مستندات به شما کمک می‌کنند که:
- در صورت نیاز به رجوع به تراکنش‌های قبلی، راحت‌تر آنها را پیگیری کنید؛
- در صورت لزوم، به‌سادگی، روند حساب‌هایتان را برای مأمور مالیاتی (یا هرکس دیگری که نیاز باشد) ثابت کنید.
باتوجه‌به قوانین مالیاتی، مستنداتی مانند فاکتورها، رسیدها، سوابق پرداخت دستمزدها و… را به‌مدت چند سال (مثلا ۵ تا ۷ سال) نگهداری کنید. البته اینکه چه مدت‌زمان باید مستندات مرتبط با حساب‌های کسب‌وکارتان را حفظ کنید، وابسته به قوانین مالیاتی است و با مراجعه به وب‌سایت‌های مربوط و مراجع اطلاع‌رسانی باید از مدت‌زمان لازم برای حفظ مستندات باخبر شوید.
یکی از بهترین روش‌ها برای مستندکردن اطلاعات حسابداری کسب‌وکار، داشتن سیستم بایگانی قوی است. پس، از بی‌نظمی در بایگانی‌کردن مستندات به‌شدت پرهیز کنید تا دسترسی به اطلاعات ساده شود. سه اصل مهم در بایگانی مستندات حسابداری عبارت‌اند از:
- بایگانی درست و مناسب اسناد کاغذی؛
- داشتن سیستم الکترونیکی مناسب ثبت و بایگانی اسناد حسابداری در رایانه؛
- ثبت و ذخیره داده‌های حسابداری در فضای آنلاین (مثلا در گوگل‌درایو یا فضاهای دیگری که امکان ذخیره‌سازی اطلاعات در دنیای آنلاین را به شما می‌دهد).
