اگر از ایمیل برای ارتباط با مشتریان احتمالی استفاده می‌کنید باید مجموعه‌ای از الگوهای ایمیلی داشته باشید که قابلیت بهبود و ارسال سریع را داشته باشند. چارچوب شما باید مطابق با ویژگی‌های مشتری و بر مبنای تحقیقات‌تان بهبود یابد.
در خلق الگو و چارچوب ایمیل موارد زیر را در نظر بگیرید:
- آیا از الگوهای استاندارد که به سادگی سفارشی (شخصی) می‌شوند، استفاده می‌کنید؟
- آیا چارچوب ایمیلی شما به طور خودکار با داده‌های مشتریان در ارتباط است و قابلیت استخراج نام و مشخصات را دارد تا شما را از نوشتن چندباره‌ی نام‌ها بی‌نیاز کند؟
- آیا چارچوب ایمیلی شما بیش از اینکه بر طرف مقابل تمرکز کند بر شما تمرکز می‌کند تا جایی که بیشتر دریافت‌کنندگان، توجهی به ایمیل‌های شما نمی‌کنند؟ یا در نقطه‌ی مقابل چنان بر ویژگی‌های کشف‌شده از مشتری تأکید دارد که توجه آنها را به خود جلب می‌کند؟
- آیا چارچوب ایمیلی‌تان را بر مبنای تحقیقات‌تان تعریف می‌کنید؟
چارچوب ایمیلتان باید قابلیتِ ردیابیِ ایمیل‌هایی که بالاترین نرخ باز شدن را دارند، داشته باشد تا بتوانید ایمیل‌های سودمند را که باعث برقراری ارتباط می‌شوند شناسایی کنید و نمونه‌هایی مانند آنها تولید کنید.
۸. آیا نظامی برای یادآوریِ ردگیری مشتریانی که با گذشت مدت معینی از دریافت پیام‌تان با شما تماس نگرفته‌اند، دارید؟
بیشتر مشتری‌ها به ایمیل‌ها و پیام‌های آغازین پاسخی نمی‌دهند بنابراین به برنامه‌ای برای پیگیری این موارد نیاز دارید. برنامه‌های یادآور برای استفاده از فرصت‌های احتمالی مانند بهره‌گیری از شرکای توصیه‌شده و مشتری‌های موجود، نیز سودمند است.
۹. آیا الگوی ایمیلی و پیام صوتی‌ای برای دست‌کم ۵ بار استفاده‌ی متوالی دارید؟
آیا برای پیام‌های متفاوت چارچوب‌های متعددی دارید که بتوان برای یک مشتری خاص فرستاد؟ مشتریان احتمالی شما افراد پرمشغله‌ای هستند و ممکن است نخستین پیام در آنها اثری نداشته باشد. با خلق پیام‌های گوناگون و زمانبندی ارسال آنها در زمان‌های معین، کارتان ساده‌تر می‌شود.
نکته: سرویسی که به کار می‌گیرید، باید پس از پاسخ مشتری، ارسال پیام را قطع کند.
تنظیم ایمیل‌های دنباله‌دار نه تنها در ارتباط با مشتریان احتمالی بلکه در حفظ ارتباط با مشتریان فعلی نیز سودمند است. برای حفظ ارتباط با اشخاص دیگر از جمله شرکای پیشنهادی نیز می‌توانید از این امکان بهره بگیرید. استفاده از امکان ارسال ایمیل‌های دنباله‌دار در زمان‌های تعیین‌شده، کارتان را سبک می‌کند.
۱۰. آیا برای ارتباط با مشتریان هدف، مجموعه‌های گوناگونی از ایمیل‌ها و پیام‌های دنباله‌دار در اختیار دارید؟
اگر باور دارید می‌توانید به شرکتی خدمت کنید، از عدم دریافت پاسخ پس از چندین پیام اولیه دلسرد نشوید. در شکار بهترین مشتری‌ها (مشتریانی که درآمد یک سال شما را تأمین می‌کنند) به تلاش، زمان، تحقیق بیشتر و رویکرد ارتباطی متفاوتی نیاز دارید.
در چنین مواقعی که پای معامله‌ی بزرگی در میان است، برای افراد دست‌اندرکار و اثرگذار در پست‌های مختلف پیام‌های متناسب و شخصی‌شده بفرستید. اگر نخستین مجموعه از ایمیل‌ها یا پیام‌هایتان پاسخی در پی نداشت، به سراغ مجموعه‌ی بعدی با نقطه‌ی تمرکز متفاوتی بروید. اگر این مجموعه هم جواب نداد، بعدی، و بعدی و بعدی را امتحان کنید.
دکتر شهداد شعبانی
دیدگاهتان را بنویسید