یک قانون خوب این است که بازخورد را با عنوان کردن جنبه‌های مثبت آغاز کنید. این کار باعث می‌شود تا طرف مقابل احساس راحتی کند. همچنین به آنها اجازه می‌دهد تا چهره‌ی موفقیت را «ببینند» و کمک‌شان می‌کند تا دفعه‌ی بعد، گام‌های صحیح بردارند.
از طرفی می‌توانید بازخورد مثبتی نیز در انتهای جلسه‌ی مطرح کنید. دراین صورت، شاید افراد احساس دلسردی و بی‌ارزشی نکنند.
توصیه:
بسیاری از افراد در این کار افراط می‌کنند و بازخورد سازنده را در میان تعداد زیادی بازخورد مثبت جا می‌دهند. با این کار، پیام «آره، من عالی عمل می‌کنم» به جای «من در ارتباط با مشتریان خوب عمل می‌کنم، اما باید مهارت‌های میان‌فردی‌ام با همکارانم را نیز تقویت کنم.» منتقل می‌شود.
۱۰. پیشنهادهای مشخصی ارائه بدهید
مطمئن شوید که هر دو طرف می‌دانید که چه کاری باید برای اصلاح موقعیت انجام شود. پیام اصلی باید این باشد که حواس‌تان هست و می‌خواهید به فرد در رشد و پیشرفتش کمک کنید. اهدافی تعیین کنید و برنامه‌هایی برای نظارت بر روند و ارزیابی آن تنظیم کنید. از پنج گام اساسی برای هدف گذاری مؤثر (Locke’s Goal-Setting Theory) استفاده کنید و گام‌ها و مراحلی مشخص تعریف کنید یا مدل رشد را به‌کار ببرید و در جهت ایجاد تغییر مطلوب، به افراد انگیزه بدهید.
توصیه:
شاید شما با همه چیز موافق نباشید، پس ایده‌ی خوب این است که از افراد بخواهید تا دیدگاه‌هایشان را در میان بگذارند. از عبارتی مانند «واکنش شما به این مسئله چیست؟» یا «آیا این نمایش منصفانه‌ای از آنچه که اتفاق افتاده، هست؟» فعالانه به آنچه افراد می‌گویند گوش بدهید و سعی کنید به آنها پیشنهادی برای بهبود و اصلاح ارائه بدهید. با این کار فرصتی فراهم می‌کنید تا آنها خودشان راه‌حلی ارائه کنند و احتمال بیشتری دارد که آن را دنبال کنند. برای جلوگیری از اینکه موعظه‌گر به‌نظر نرسید، از کلماتی مانند «خوب»، «بد»، «باید» و «نیاز است» استفاده نکنید.
۱۱. پیگیر باشید
هدف کلی بازخورد، بهبود عملکرد است. شما باید بسنجید که آیا بهبود و اصلاحاتی که مورد نظرتان بوده است، رخ می‌دهند یا خیر. باید مکالمات‌تان را مستند کنید و در مورد آنچه کارآمد است و آنچه نیاز به تغییر دارد، بحث کنید.
توصیه:
مهم است که فعالانه به دنبال بازخورد گرفتن از سوی رئیس، همکاران و مشتریان‌تان باشید.
chetor.com=منبع
دکتر شهداد شعبانی
دیدگاهتان را بنویسید