برای آماده‌سازی دستورجلسه، عوامل ذیل را در نظر بگیرید:
اولویت‌ها: دقیقا چه مطلبی باید پوشش داده شود؟
نتایج: در این جلسه چه دستاوردی باید داشته باشید؟
شرکت‌کنندگان: برای موفقیت جلسه، چه کسانی باید در آن حضور یابند؟
ترتیب: موضوعات را به چه ترتیبی پوشش خواهید داد؟
زمان‌بندی: چه مدتی را صرف هر موضوع خواهید کرد؟
تاریخ و زمان: جلسه در چه زمانی برگزار خواهد شد؟
مکان: جلسه در چه مکانی برگزار خواهد شد؟
با ایده‌ای در مورد مطالبی که باید پوشش داده شوند و زمان مورد نیاز هر یک، می‌توانید به اطلاعاتی که از قبل باید آماده شوند، نگاه کنید. برای آنکه بیشترین استفاده از زمان جلسه به عمل آید، شرکت‌کنندگان چه چیزهایی را باید بدانند؟ و قرار است که نقش آنها در جلسه چه باشد تا بتوانند آماده‌سازی بهتری برای آن انجام دهند؟
اگر جلسه به‌منظور حل مشکلی برگزار می‌شود، از شرکت‌کنندگان بخواهید که با راه حلی عملی در جلسه حضور پیدا کنند. اگر در مورد پروژه‌ی در حال اجرایی بحث می‌کنید، از شرکت‌کنندگان بخواهید تا پیشرفت خود را خلاصه کرده و گزارش‌ها را میان اعضا پخش کنید.
واگذاری موضوع مشخصی به افراد گوناگون، شیوه‌ی مؤثر دیگری برای افزایش درگیری افراد در بحث و ایجاد علاقه در آنهاست. در دستورجلسه مشخص کنید چه کسی بحث یا ارائه‌ی هر مطلب را بر عهده دارد.
از دستورجلسه‌ی خود به منزله‌ی راهنمایی برای زمان‌بندی استفاده کنید. وقتی متوجه شدید زمان مطلبی خاص رو به پایان است، سرعت بیشتری به بحث بدهید و آن را به سمت نتیجه‌گیری سوق دهید، یا بحث را به زمان دیگری موکول کنید، و یا آن را برای بحث به کمیته‌ای فرعی ارجاع دهید.
جنبه‌ی مهمی از برگزاری جلسات موثر، پافشاری بر این مطلب است که هر شخصی به زمان اختصاص داده شده احترام بگذارد. جلسه را در موعد مقرر شروع کنید، زمان جلسه را صرف خلاصه‌سازی آن برای افرادی که دیر آمده‌اند نکنید و جلسه را هم در موعد مقرر تمام کنید. هر کاری را که می‌توان خارج از زمان جلسه انجام داد، باید خارج از آن انجام دهید؛ که شامل پخش گزارش‌های مربوط به جلسه بین حضار برای مطالعه‌ی پیشاپیش یا برگزاری جلساتی در گروه‌های کوچک‌تر برای بحث در مورد مسائلی است که تنها به افرادی خاص مربوط هستند، می‌شوند.
دکتر شهداد شعبانی
دیدگاهتان را بنویسید